Inovasi Dalam Pengelolaan Sistem Informasi Publik IPB

Bogor, 30 April 2019 – Bertempat di ruang Media centre Institut Pertanian Bogor (IPB), Tim Buletin dan website Pusdiklat Kemenristekdikti melakukan benchmarking pengelolaan sistem informasi IPB. Tim buletin dan website Pusdiklat Kemenristekdikti disambut oleh Kepala Biro Hukum, Promosi dan Hubungan Masyarakat IPB, Ir. Yatri Indah Kusumastuti, M.S., Kepala Bagian Hubungan Masyarakat Siti Nuryati, S.TP, M.Si dan Kepala Subbagian Hubungan Internal Dan Layanan Informasi, Aris Solikhah, S.TP, M.M.

Bagian Hubungan Masyarakat  IPB melaksanakan tugas teknis dan administrasi IPB dalam pelaksanaan hubungan masyarakat yang di dalamnya memiliki fungsi untuk membangun jaringan kerjasama dengan berbagai media cetak dan elektronik, melaksanakan pengelolaan media cetak IPB, melaksanakan koordinasi penyelenggaraan event yang melibatkan media, melaksanakan koordinasi pelayanan informasi IPB, melaksanakan koordinasi pengelolaan media online dan melaksanakan koordinasi pelayanan kehumasan lainnya. Pengelolaan informasi untuk publik yang ditangani oleh bagian humas menanamkan nilai-nilai komitmen, inovasi dan kolaborasi.

Dengan anggaran 2,25 Miliar per tahun, banyak inovasi dan produk yang telah dihasilkan oleh biro humas IPB diantaranya adalah majalah dan buletin harian, berbagai aplikasi yang dapat diinstal di perangkat selular baik untuk mahasiswa, staf pengajar dan umum. IPB memberikan informasi publik secara online baik melalui pesan Whatsapp, Line, website dan berbagai media sosial yang berisi informasi kegiatan di kampus IPB serta berita pencapaian dan prestasi yang telah diraih, baik oleh dosen maupun mahasiswa, dalam rangka mewujudkan IPB sebagai Green campus yang ramah lingkungan, buletin dan majalah tersebut tidak dicetak.

Jenis dan kualitas layanan yang dihasilkan oleh biro humas juga berfungsi sebagai sarana/media promosi, demi mendapatkan mahasiswa terbaik, mitra terbaik serta mampu menginspirasi inovasi-inovasi yang berintegritas. Dalam rangka reformasi birokrasi di IPB maka layanan informasi yang diberikan mulai diintegrasikan sehingga menjadi satu pintu. Adapun layanan informasi terintegrasi yang sudah diwujudkan di IPB adalah Student Service Centre (SSC), LAPOR, E-Complaint, Kehumasan dan Informasi akademik. SSC sendiri telah memiliki 9 layanan online dan sedang mengupayakan 34 layanan lainnya agar dapat diakses secara online.

 Suasana Student Service Centre (SSC) IPB dalam rangka memberikan layanan terintegrasi untuk mahasiswa sebagai respon terhadap reformasi birokrasi yang dicanangkan pemerintah.

IPB memiliki 5 kampus yang aktif dalam menyelenggarakan kegiatan baik pada hari kerja dan akhir pekan, hal tersebut menjadi hambatan dengan terbatasnya SDM yang bertugas untuk meliput. Untuk mengatasi keterbatasan tersebut, di seluruh fakultas terdapat gugus humas yakni staf yang dikumpulkan dari berbagai bagian dan ditunjuk oleh pimpinan untuk mengumpulkan informasi terkait kegiatan-kegiatan di unit kerjanya masing-masing. Selain itu agar seluruh kegiatan dapat diliput maka biro humas juga bekerjasama dengan jurnalis muda yang masih berstatus mahasiswa di IPB. Berita peliputan yang dihasilkan oleh biro Humas IPB tidak hanya disebarkan untuk kalangan fakultas IPB tetapi juga disebar luaskan ke berbagai media cetak dan elektronik. Biro Humas IPB berkomitmen untuk selalu meningkatkan pelayanan dan memberikan pelayanan yang sempurna, maka dari itu peningkatan kualitas sumber daya manusia merupakan hal yang penting. Dalam rangka Peningkatan kualitas SDM, banyak kegiatan yang telah diselenggarakan, diantaranya adalah; studi banding, akreditasi insan humas, workshop pranata humas, pelatihan service excellent, pelatihan powerpoint, pelatihan digital marketing, pelatihan pengelolaan arsip dan pelatihan desain grafis.

 Suasana ruang tim desain grafis dan layout Biro Humas IPB baik untuk media elektronik maupun media luar ruangan.

Pusdiklat Kemenristekdikti dapat belajar banyak dari sistem pengelolaan informasi publik di IPB dengan tujuan untuk meningkatkan pengelolaan sistem informasi dan mewujudkan keterbukaan informasi publik dalam rangka meningkatkan akuntabilitas instansi. Banyak inovasi pelayanan informasi publik IPB yang dapat diterapkan dan diimplementasikan di Pusdiklat Kemenristekdikti. Reformasi birokrasi dan kemajuan teknologi serta perubahan budaya merupakan tantangan yang tidak dapat dihindari dan perlu dihadapi serta perlu dianggap sebagai peluang dalam menginspirasi berbagai inovasi dalam pelayanan informasi publik.

DP