Benchmarking ke Perpustakaan UPI

     Bandung, 7 September 2018 – Pusat Pendidikan dan Pelatihan (Pusdiklat) melakukan benchmarking ke Perpustakaan Universitas Pendidikan Indonesia (UPI). Kenapa harus perpustakaan UPI? Perpustakaan UPI merupakan salah satu perpustakaan di Perguruan Tinggi yang memiliki kiprah cukup baik. Hal itu terlihat dari diperolehnya Sertifikat ISO 9001:2008 untuk kedua kalinya. Sertifikat ISO 9001:2018 merupakan suatu standar internasional dalam sistem manajemen mutu. Selain itu, pada tahun 2016 lalu, perpustakaan UPI juga berhasil mendapatkan Usage Award 2016 dari Springer Nature dalam kategori pemanfaatan eBook.

     Sebelas orang perwakilan dari Pusdiklat disambut hangat oleh Erna Sunarni selaku public relation dari UPT Perpustakaan UPI serta kedua rekannya Hada Hidayat Margana selaku Kepala Divisi Akuisisi Bahan Kepustakaan serta Damayanty selaku staf Divisi Pelayanan Kepustakaan. Nana sapaan singkatnya, mengungkapkan rasa bahagianya atas kunjungan yang dilakukan oleh Pusdiklat Kemenristekdikti ini.

      Ketua rombongan, Siti Aminah beserta Charfikarani melakukan kunjungan untuk mencari beberapa referensi mengenai tata kelola perpustakaan yang baik sebagai referensi bagi Pusdiklat untuk membuat perpustakaan yang efektif dan efisien bagi peserta diklat. Sedangkan delapan orang lainnya terdiri dari Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) formasi Widyaiwara melakukan kunjungan dalam rangka mencari sumber referensi sebagai bahan dalam membantu Penyusunan Modul yang akan digunakan dalam Diklat Fungsional Dosen.

     “Kami menganggap bahwa manajemen yang dimiliki oleh perpustakaan ini lebih baik apabila dibandingkan dengan perpustakaan kami, oleh karenanya kami kemari untuk belajar, jadi kedepan perpustakaan Pusdiklat akan lebih sistematis dan inovatif harapannya” ucap Siti. Di sela-sela perbincangannya Nana juga meminta maaf atas ketidaknyamanan selama kunjungan dikarenakan perpustakaan sedang di renovasi dan proses pindah lantai dari lantai dua ke tiga. “Kalau masalah fasilitas mungkin kami kalah dengan yang lain, tetapi kalua berbicara tentang koleksi saya berani bersaing” ungkap Nana.

     Setelah berdiskusi beberapa menit, rombongan dari Pusdiklat dibagi menjadi dua kelompok sesuai dengan tujuannya masing-masing. Siti dan Charfikarani beerkeliling untuk mengamati area perpustakaan, fasilitas yang ada dan manajemen pelayanan didampingi oleh Nana. Sedangkan delapan lainnya, Nabila, Martira, Susi, Cahyo, Imam, Manoto, Made, dan Koko lanjut mencari referensi didampingi oleh Hada dan Damayanty.

     “Untuk mempermudah rekan-rekan Calon widyaiswara dalam mencari referensi dari Karya Ilmiah, rekan-rekan sekalian dapat menggunakan Repository UPI, yang dapat diakses melalui laman repository.upi.edu” ungkap Hada. Laman tersebut merupakan laman khusus yang menampung karya ilmiah sivitas akademika UPI dan bersifat open content (dapat diunduh). Beberapa jenis Karya ilmiah yang dapat diakses dalam Repository UPI antara lain Skripsi, Tesis, Disertasi, Seminar/Prosiding, Pidato, Artikel dan Abstrak.

     Kegiatan kemudian dilanjutkan dengan pencarian langsung bahan-bahan referensi di dalam perpustakaan UPI. Damayanty mengantarkan langsung beberapa Calon Widyaiswara yang ingin memperoleh referensi dalam bentuk cetak. Beliau memberikan arahan kepada para Calon Widyaiswara untuk mengakses jenis bacaan melalui Online Public Access Catalog (OPAC). Aplikasi tersebut mempermudah pengguna untuk dapat mencari kode dari bahan bacaan yang ingin diperoleh. Setelah mendapatkan kode, beliau kemudian mengantarkan para Calon Widyaiswara untuk menuju lokasi bahan bacaan sesuai dengan kategori wilayah dan jenis bacaannya.

     Sementara itu, Siti dan Charfirani, langsung menuju ke area perpustakaan untuk melihat langsung manajemen perpustakaan UPI. Buku di perpustakaan UPI sangat banyak. Tetapi buku tersebut ditata rapi di rak sehingga pengunjung dengan mudah dapat mencari keberadaan buku. Setiap buku di perpustakaan dipasang label, barcode, dan chip. Chip berfungsi untuk alat pendeteksi di self borrowing machine.

     Perpustakaan UPI terdiri dari tiga lantai dengan berbagai fasilitas yang dimiliki. Fasilitas yang dapat dinikmati pengunjung antara lain OPAC (Online Public Access Catalog), ruang multimedia, laboratorium computer, ruang audio visual, ruang seminar, pusat fotokopi, library longue, lobby, locker room, dan information desk. Nana mengungkapkan perpustakaan UPI sedang proses penyempurnaan dan penataan ulang beberapa fasilitas yang dimilikinya untuk menjadi perpustakaan terbaik di bidang pendidikan.

 

     Sama seperti perpustakaan pada lainnya, pengunjung perpustakaan UPI tidak diperkenankan untuk membawa tas serta makanan dan minuman ke area perpustakaan. Untuk memfasilitasi penyimpanan barang-barang para pengunjung, perpustakaan UPI menyediakan ruang loker (locker room). Ruang loker tepat berada di depan, disamping lobi. Bagi para pengunjung yang datang ke perpustakaan bisa langsung meminta kunci loker ke petugas yang menjaga. Setelah itu kunci loker dapat dibawa selama pengunjung berada di area perpustakaan. Pengunjung yang membawa alat tulis, dapat meminjam tas perpustakaan yang telah disediakan. Tas ini dapat membantu pengunjung yang akan melakukan peminjaman lebih dari dua buku.

     Sebelum memasuki area perpustakaan, pengunjung dianjurkan untuk menscan kartu keanggotaan ke scanner yang terdapat di sebelah pintu masuk. Scanner itu berfungsi untuk mendeteksi log pengunjung yang datang ke perpustakaan setiap harinya. Setelah kartu anggota terscan oleh alat, komputer akan menampilkan jumlah pengunjung terakhir. Jadi terdapat database jumlah pengunjung setiap harinya untuk laporan harian.

 

     Setelah memasuki area perpustakaan, pengunjung dapat menjumpai OPAC (Online Public Access Catalog). Disini terdapat delapan komputer yang dapat digunakan pengunjung untuk mengakses jenis bacaan yang dicari. Informasi yang akan ditampilkan merupakan informasi yang sangat detail, pengunjung tinggal mencatat nomor rak dan kategori jenis bacaan, setelah itu pengunjung bisa langsung mencari keberadaan jenis bacaannya.

     Bagi pengunjung yang ingin meminjam buku, memperpanjang waktu peminjaman atau mengembalikan buku tidak perlu ke petugas perpustakaan. UPI telah mengembangkan self borrowing machine. Alat ini tidak perlu bantuan manusia. Cara menggunkannya pun mudah, pertama, pengunjung harus memastikan layer pada posisi standby. Kedua pengunjung memilih menu yang tersedia seperti borrow (pinjam), return (kembali), dan renewal (perpanjangan). Ketiga, letakkan buku pada lempengan dan pastikan nama dan judul buku tertera di layer. Keempat sentuh menu cetak resi peminjaman. Resi tersebut disimpan sebagai bukti peminjaman. Bagi pengunjung yang mengembalikan buku, letakkan buku di rak yang telah disediakan.

     Di dalam perpustakaan juga disediakan library lounge. Disini terdapat beberapa jenis makanan dan minuman berbayar yang dapat dinikmati seluruh pengunjung perpustakaan. Pengunjung hanya bisa menikmati makanan dan minuman di area library lounge, tidak boleh keluar.

     Penghitungan denda bagi peminjam buku di perpustakaan UPI dilakukan setiap hari termasuk hari minggu dan hari libur. Hal ini dikarenakan, UPI telah ada fasilitas book drop di luar perpustakaan. Bagi peminjam yang akan mengembalikan di hari libur dapat mengembalikan di bookdrop, nanti sistem akan memproses dengan sendirinya.

     Setelah dirasa cukup berbincang-bincang, Tim dari Pusdiklat dan Tim Manajemen Perpustakaan UPI kembali ke ruang seminar untuk melanjutkan diskusi tanya jawabnya. Setelah itu Ketua rombongan dari Pusdiklat undur diri untuk pamit ke Jakarta. Siti sangat berterimakasih kepada tim dari perpustakaan UPI atas sambutan yang sangat hangat kepada Pusdiklat. Semoga kedepannya Pusdiklat dapat membentuk perpustakaan yang lebih baik lagi.

 

Korneti dan Nabila

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

6 + 9 =